Põhjalik kaugtöö meelespea tööandjale (Äripäev)

Enne COVID-19 pandeemiat kehtinud tööõigust puudutavaid regulatsioone on mõnevõrra muudetud vaid töötervishoiu ja tööohutuse seaduse puhul, kuid õigusaktides on kogu aeg olnud kohustus tagada tööandja poolt ka kodukontoris töötamisel töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tulenevate kohustuste täitmine.

Ilmselt on paljud tööandjad mõelnud, et kodukontoris töötamist võiks jätkata ka pärast pandeemia lõppemist ja loobuda üldse kontoriruumide kasutamisest. Millistel tingimustel võiks tööandjal olla võimalik töötajat kodukontorisse suunata?

Tulenevalt töölepingu seaduse (TLS) § 6 lg-st 4 eeldab igasugune kaugtöö tegemine tööandja ja töötaja vahelist kokkulepet selle kohta, et tööd tehakse kaugtööna väljaspool töö tegemise kohta. Kui töötaja kokkuleppega nõus pole, pole võimalik teda kaugtööd tegema sundida. Paindlikkust tööandjate suhtes võib näha selles, et juba töölepingu sõlmimisel saab sätestada, et tööd tehakse kaugtööna.

Mida aga teha olemasolevate töötajatega, kes kaugtööks nõusolekut ei anna? Sellises olukorras saab kehtestada töökohtadele uued nõuded, sh töötegemise koha puhul, ning kui töötaja neid täita ei saa, siis on võimalik temaga tööleping lõpetada, kuna tema kriteeriumitele vastavat töökohta enam tööandjal pakkuda pole. Kui tööandja ei soovi töösuhte lõpetamist, tuleb leida kompromiss, näiteks pakkuda osalist kaugtöö võimalust või muid töötajale sobivaid lahendusi, mis aitaks poolte nägemusi lähendada.

Töötervishoiu ja -ohutuse nõuete järgimine

Järgmine küsimus, millele tööandjad peavad mõtlema, on see, kuidas tagada kodukontoris töötavate isikute puhul töötervishoiu ja tööohutuse seadusest (TTOS) tulenevate nõuete täitmine.

Tööandjal on kohustus koostada riskianalüüs töötaja töö tegemise koha kohta. Seega tuleks kõigil tööandjatel, kes on oma töötajad suunanud pandeemia ajaks kodukontorisse, kaardistada muutunud olukord uuesti ning muuta sellest johtuvalt ka riskianalüüsi. Nii on tööandjal võimalik näiteks videokõne kaudu vaadelda töötaja kodust töökohta ja teha kindlaks selle ohutegurid.

Ohuteguriteks tuleb muu hulgas pidada näiteks müra, mis võib tuleneda töötajaga koos elavatest isikutest (sh kui töö tegemise ajal viibib kodus lapsi). Samuti võivad ohuteguriteks olla halb valgustus või ebaergonoomiline töölaud ja -tool. Tööandjal tuleks teha kindlaks iga töötaja töökoht ja kaardistada töötaja võimalused tööd teha. Muidugi ei ole sel juhul võimalik tagada, et töötaja ei muuda oma töö tegemise kohta, näiteks ei veeda suuremat osa aega suvilas tööd tehes, kuid nii saab tööandja teha vähemalt enda poolt kõik võimaliku, et töötaja töökeskkonna riskid oleksid kaardistatud.

Töökohas olevate riskide uuesti hindamisel tuleb välja töötada uuendatud tegevuskava, kuidas tuvastatud riski(de) mõjusid ära hoida või, kui see pole võimalik, võimalikult suures ulatuses minimeerida. Tegevuskavas peaks olema välja toodud, kuidas töötajaid efektiivselt juhtida ja motiveerida tööd tegema väljaspool tavapärast töökeskkonda. Eelkõige on oluline, et töötajad tunneksid ka kodus töötades, et nad on osa kollektiivist ning loodud on kõik vahendid selleks, et kõik töötajad saaksid mugavalt teiste kolleegidega kommunikeerida.

Näiteks saab ettevõttes suhtlemiseks kasutada Teamsi rakendust ning kalendrisüsteemi, kuhu töötajad saavad märkida tavapärast töökorraldust takistavad eemalolekud (näiteks arsti juures käimine). Ka on soovitatav tegevuskavas kirjeldada, kuidas hoitakse meeskonnavaimu, näiteks korraldatakse teatud sagedusega ühiseid veebikohtumisi. Eriti oluline on töötajate toetamine juhul, kui kodus on lapsed või elatakse koos mitmekesi, kuna sellised asjaolud võivad takistada efektiivset töötegemist ning paratamatult avaldada mõju töö tulemuslikkusele. Kui tööandja on riskianalüüsi ja tegevuskava ajakohastanud, tuleb eeltoodud muudatustega kurssi viia ka töötajad ja töötajate esindajad.

Abivahend tööandjale

Selleks, et tööandjatel oleks lihtsam ja kiirem töökeskkonna riskianalüüse ajakohastada, on alates 1. märtsist 2021 jõustatud TTOS-i muudatused, millega loodi tööandjale abivahend töökeskkonna riskide hindamiseks. Riskide hindamise töövahendi loomine aitab suurendada ettevõtete teadlikkust töökeskkonna ja sellega seotud ohtude kohta, võimaldab anda ettevõttele vajalikku abi, otsustustuge ja tagasisidet töökeskkonna parandamisel ning motiveerib ettevõtteid looma ohutuid ja tervislikke töötingimusi. Teisalt peavad tööandjad arvestama, et seoses TTOS-i muudatustega tuleb alates 1. märtsist 2021 säilitada kehtivaid riskianalüüse töökeskkonna andmekogus ning tööandjal lasub kohustus tagada, et infosüsteemis oleks kehtiv töökeskkonna riskianalüüs.

Töökohtadel, mis nõuavad erilist hoolt klientide andmete hoidmisel ning eriti arvestades isikuandmete kaitse üldmääruse jõustumist 2018. aastal, tuleb mõelda ka sellele, kuidas kaitsta andmeid siis, kui inimesed töötavad väljaspool kontorit. Nii väheneb kaugtööd tehes kontroll selle üle, kes viibib töötaja kõrval või läheduses hetkel, kui töötaja täidab oma tööülesandeid, sh töötleb isikuandmeid või käitleb konfidentsiaalset informatsiooni. Eriti oluline on see juhul, kui töötaja peab tegema palju kõnesid või pidama koosolekuid, st kõrvalviibijatel on võimalik kuulda, millist infot töötaja vahetab.

Eelduslikult peaks tööandja koostama täiendavad juhised töötajale, kuidas vältida informatsiooni avalikuks tulemist kolmandatele isikutele, sh kehtestama töökorralduse reeglitega või muu dokumendiga informatsiooniga ümberkäimise reeglid. Samuti on tööandjal võimalik osta töötajate arvutitele privaatsust tagavad ekraanikatted, mis võimaldavad varjata infot kõrvaltvaatajate eest.

Tööandja peab töötajate kaugtööga seotud kulutuste kandmisel arvestama ka sellega, et tööandjalt töötajale töövahendite omandi tasuta üle andmine või töötaja poolt töövahendite kasutamine isiklikes huvides tasuta või soodushinnaga, sh töötaja elukohas toob tööandjale kaasa erisoodustuse maksukohustuse. Nii toob üldreegli kohaselt tööandja poolt töötajale elukohta töövahendite muretsemine tööandjale kaasa erisoodustuse maksukohustuse juhul, kui töövahendid ei olnud seotud töötaja tööga (näiteks kontoritöötajale soetatakse metsalangetamiseks vajalikud töövahendid) või kui tööandjal puudus töövahendite soetamiseks seadusest tulenev kohustus.

Kui tööandja ostab töötajale kaugtöö tegemiseks arvuti, kirjutuslaua või tooli ning annab nende omandi tasuta üle töötajale, siis peab tööandja maksma töötajale üle antud vara turuväärtuselt erisoodustuse makse. Kui töötaja hüvitab tööandjale viimase antud töövahendite maksumuse, ei teki tööandjal erisoodustuse maksude kohustust.

Eelnev kehtib ka tööandja poolt töötaja elukohta interneti vm sideühenduse soetamise kulude katmise kohta. Töötaja elukohta internetiühenduse loomine on seotud peamiselt töötaja elukohaga, st on töötaja elukoha parendamine, kuna tekkinud ühendus jääb töötajale. Seetõttu on töötaja elukohas internetiühenduse kulude katmine tööandjapoolne erisoodustus. Sarnaselt eelnevaga: kui töötaja hüvitab internetiühenduse loomise kulud tööandjale, siis puudub viimasel erisoodustuse maksukohustus.