Tööaja arvestuse pidamine kodukontoris (Äripäev)

Ajal, mil enamik töötajaid töötab kodukontoris, on tööandjatel üha raskem pidada arvestust töötaja tehtud töö ja töö tegemiseks kulunud aja üle. Teisalt tuleneb tööandjatele selline kohustus töölepingu seadusest, mille § 28 lg 2 p 4 kohaselt on tööandja kohustatud tagama töötajale kokkulepitud töö- ja puhkeaja ning pidama tööaja arvestust, kirjutavad Eversheds Sutherlandi tööõiguse eksperdid Tambet Toomela, Erika Tuvike ja Marja Stina Saaliste.

Selline tööaja arvestuse pidamise kohustus võib tunduda tööandjale formaalsusena, sest töölepingu seadus ei sätesta konkreetsemaid nõudeid ega juhiseid, kuidas tuleb tööaja arvestust pidada. Võib tunduda, et piisab, kui panna paika töötamise algus- ja lõppaeg ning pidada sellest lähtudes arvestust ka töötatud aja kohta.

Eelkõige võivad probleemid tuleneda sellest, kui töötaja väidab, et tema töökoormus on liiga suur. Tööandjal pole samas võimalik kontrollida, kui efektiivselt töötaja oma aega kodus kasutab. Sellest omakorda võivad aga tööandjatel tekkida töötajatega vaidlused, kui töötaja väidab, et tööandja sunnib ületööd tegema, sest ebaefektiivselt kodust tööaega kasutades ei jõua nad oma töökohustusi tavapärasel tööajal täita.

Esmalt peaksid tööandjad lähtuma sellest, et ka kodus töötamise jaoks tuleb luua efektiivsed süsteemid, mis võimaldaksid töötajate tööaja arvestust pidada. Nii on Euroopa Kohus oma otsuses asjas C-55/18 selgitanud tööaja arvestuse pidamise kohustust märksa laiemalt ning sedastanud, et tööaja arvestust puudutavad normid kätkevad endas kohustust luua ka süsteem, mis võimaldaks reaalselt ja tõhusalt mõõta töötaja igapäevast tööaega.

Süsteem, mis mõõdaks igapäevast tööaega

Nimetatud kohtuasi algas sellest, et Hispaania ametiühing nõudis, et ettevõte Deutsche Bank peaks looma endale tööaja arvestamise süsteemi. Hispaania üleriigiline kohus märkis, et kuigi Deutsche Banki suhtes kehtivad mitmesugused tööaega reguleerivad õigusnormid, ei kasuta ta töötajate tegeliku tööaja registreerimise süsteemi, mis võimaldaks kontrollida, kas järgitakse kokkulepitud tööaega, ja arvutada võimalikud ületunnid. Konkreetselt kasutas Deutsche Bank infotehnoloogilist tarkvara, mis võimaldab registreerida ainult terve päeva pikkused puudumised, nagu puhkusepäevad või muud vabad päevad, mõõtmata aga iga töötaja tööaja pikkust ja tehtud ületunnitöö tundide arvu.

Kohtuasja raames toodi välja, et kui puudub süsteem, mis võimaldaks mõõta igapäevast tööaega, on praktikas töötaja jaoks keeruline, kui mitte võimatu, aru saada, et tegelikult peetakse kinni maksimaalsest iganädalasest tööajast, sõltumata selle kestusest. Kirjeldatud keerukust ei vähenda Hispaanias kehtiv kohustus luua töötajate süsteem, et registreerida vastava nõusoleku andnud töötajate tehtud ületunnitöö kestus. Kohus küll leidis, et kui puudub süsteem, mis võimaldab mõõta tööaja kestust, siis võiks näiteks Hispaanias kasutada töötaja muid tõendamisviise, muu hulgas näiteks tunnistaja ütlusi, e‑kirju või väljavõtteid mobiiltelefonist või arvutist, et esitada tõendeid õiguste rikkumise kohta ja tuua sellega kaasa tõendamiskoormise ümberpööramine, kuid erinevalt igapäevase tööaja kestust mõõtvast süsteemist ei võimalda niisugused tõendamisviisid objektiivselt ja usaldusväärselt ära näidata töötaja igapäevast ja iganädalast töötatud töötundide arvu.

Sarnaselt Hispaania õigusega ei näe Eesti töölepingu seadus otseselt ette tööaja arvestuse spetsiifilise süsteemi loomise kohustust, kuid lähtuvalt eeltoodust peetakse seda Euroopa Liidu tasandil oluliseks ning tööandjad peaksid tõlgendama töölepingu seadusest tulenevat tööaja arvestuse pidamise kohustust laiendavalt, s.t olema valmis ise tagama asjakohaste süsteemide abil, et töötajate tööaja üle on ka tegelikult õigesti arvestust peetud.

Ületunnitöös tuleb varem kokku leppida

Kuna kodukontoris pole töötaja tööandja pideva järelevalve all, saab kodukontoris töötamise puhul toimuda efektiivselt tööaja arvestuse pidamine näiteks juhul, kui töötaja registreerib oma tööpäeva alustamise/lõpetamise teatud süsteemi logimisel. Samasse süsteemi on võimalik märkida ka oma eemalolekud, näiteks kui töötaja viibib ettenähtud lõunapausil või tööandjaga varem kokkulepitult arstivisiidil.

Kui tööandja on leidnud enda vajadustele sobiva tööaja arvestust lihtsustava süsteemi, tuleb silmas pidada, et juhul, kui töötaja peaks ka väitma, et on kodukontoris ületunnitööd teinud ning nõuab selle vastavat tasustamist, siis tuleb lähtuda sellest, et TLS-i § 44 lg 1 kohaselt tuleb ületunnitöö tegemises varem kokku leppida.

Sisereeglid paika

Kuigi seadusest tuleneb kohustus enne ületunnitöö tegemises kokku leppida, tekitab praktikas tihti vaidlusi ületunnitöö arvestus. Nii tuleb arvestada, et kui tööandja kasutab ka kodukontoris töötavate töötajate puhul sisse- ja väljalogimise süsteemi tööaja arvestamiseks, siis tuleks ettevõttes koostada vastavad tööaja arvestust reguleerivad sisereeglid. Sisereeglites peaks olema sätestatud, et tööandja lähtub töötasu maksmisel siiski vaid töölepingus kokkulepitud tööajast ning juhul, kui töötaja ja tööandja pole varem kokku leppinud ületunnitöö tegemises, lähtutakse töö tasustamisel sellest, et töötaja tööaeg on töölepinguga fikseeritud.

Näiteks kui töötaja töölepingujärgne tööaeg on 8 tundi päevas koos tunniajase lõunapausiga ajavahemikus 9.00–18.00 ning töötaja märgib, et töötas ajavahemikus 8.30–18.30, võiks järeldada, et töötajal on tekkinud ületunnitöö 1 tunni ulatuses, mille sellisel juhul peaks tööandja vastavalt tasustama (TLS-i § 44 lg 6 kohaselt kas rahas või vabas ajas). Kui aga tööandja sellist regulatsiooni ettevõttes sisse ei sea, võib see tekitada töötajatega vaidluseid töö tasustamisel, kuna tööandjal on raske, kui mitte võimatu tõendada, et töötaja süsteemi märgitud ajal tegelikult töökohustusi ei täitnud.

Oluline on märkida, et Euroopa Kohus sedastas eelviidatud kohtuasjas ka seda, et igapäevase ja iganädalase töötundide arvu usaldusväärne arvestus on esmatähtis, et teha kindlaks, kas tööandjad järgivad vastavaid töö- ja puhkeaja regulatsioone. Ilma tööaja arvestuse süsteemita ei ole võimalik töötajale ettenähtud õigusi realiseerida, sest sellisel juhul pole nii tööandjatel kui ka töötajatel võimalust kontrollida, kas neist õigustest on kinni peetud ja sellisel juhul saab kannatada selliste regulatsioonide eesmärk, milleks on töötajate ohutuse ja tervise parema kaitse tagamine (Eestis reguleerib töötajate ohutuse ja tervisega seonduvat töötervishoiu ja tööohutuse seadus).

See on selgitatav näiteks sellega, et mida puhanumad on töötajad, seda paremini suudavad nad oma tööle keskenduda, vältides näiteks hooletusest vigade tegemist. Samuti arvestades, et kodukontoris töötamisega on seotud ka pidev ühes keskkonnas viibimine, on eriti oluline, et töötajatel oleks võimalik saada vaheldust, mis võimaldab neil olla loovam, vältida tööstressi ning hoida motivatsiooni. Tegemist on töötervishoiu ja tööohustuse seaduse § 9.1 sätestatud psühhosotsiaalsete ohuteguritega, mille eest samuti on tööandja kohustatud töötajaid kaitsma.

Kuigi tööaja arvestus ja vastavate siseregulatsioonide loomine tundub formaalsusena, on see lisaks töötajate tervise ja ohutuse tagamisele oluline ka tööandja kulude minimeerimisel, mis võivad tekkida seoses vaidlustega ületunnitöö tegemise üle.

Tööandja meelespea

1. Loo tööaja arvestuse pidamiseks süsteem, mis aitab sinu ettevõttes kõige paremini kaasa tööaja arvestuse täpsele jälgimisele.

2. Koosta vastav ületundide tegemist reguleeriv ettevõtte sisepoliitika, mis on töötajatele teatavaks tehtud.

3. Pea meeles, et töötajale piisava puhkeaja tagamine aitab tööandjal vältida ka töötervishoiu ja tööohutuse seadusest tulenevate ohutegurite realiseerumist.

4. Küsimuste korral pöördu alati enne õigusnõustaja poole.